|
Kỹ
Năng Giao Tiếp: Chìa Khoá Dẫn Đến Thành
Công
(Minh Công)
Làm bất cứ công việc gì, hay đang học bất
cứ ngành nghề nào, giao tiếp tốt là chiếc
chìa khóa vàng dẫn đến thành công. Vậy thế
nào là giao tiếp tốt và làm sao biết được
bản thân có giao tiếp tốt hay không? Nói
một cách nôm na và đơn giản, một người
biết giao thiệp tốt là khi những điều
người đó muốn nói được truyền đạt một cách
rõ ràng và chính xác đến người nghe.
Giao tiếp tốt là một kỹ năng quan trọng,
nhưng hoàn toàn có thể học hỏi và rèn
luyện theo thời gian. Dưới đây là một số
gợi ý trong giao tiếp mà nếu theo nó, một
người sẽ có thể giao tiếp thuyết phục hơn
và có khả năng gây ảnh hưởng tốt hơn trong
bất kỳ hoàn cảnh nào, với bất kỳ ai.
1. Nguyên tắc 3T
- Think before speaking – thận trọng và
cân nhắc kỹ càng trước khi nói sẽ giúp bạn
không rơi vào những tình huống khó xử vì
lỡ lời. Dân gian Việt Nam có câu "uốn lưỡi
bảy lần trước khi nói" cũng với ý nghĩa
tương tự.
- Think on paper – viết ra giấy những điều
quan trọng bạn muốn nói để không bỏ sót
bất kỳ điểm nào. Có thể sử dụng các loại
index card trong việc này.
- Take time – hãy dành nhiều thời gian để
chuẩn bị cho những cuộc gặp gỡ quan trọng.
Hãy thực tập nhiều lần những đều muốn nói
để có thể diễn đạt hết những gì mình muốn
và có thể ứng đối kịp thời khi rơi vào
trường hợp bất ngờ hay lúng túng.
2. Thời điểm
Chọn thời điểm thích hợp để nói chuyện sẽ
giúp bạn đạt kết quả như mong muốn. Ví dụ,
bạn muốn nhờ đồng nghiệp giải quyết một
rắc rối, đừng chọn lúc họ đang phải giải
quyết những khó khăn của họ, họ sẽ không
có thời gian và tâm trí để giúp bạn.
3. Xem xét đối tượng
Bạn nên quan sát tâm trạng và khả năng
lĩnh hội của những người mà bạn muốn nói
chuyện trước khi mở lời. Khi tâm trạng tốt,
người ta sẽ cởi mở và dễ chấp nhận/tiếp
thu ý kiến của người khác. Stress, sự mệt
mỏi và lo lắng sẽ làm họ thiếu tập trung
và không thoải mái khi nói chuyện. Vì vậy,
bạn nên bắt đầu bằng câu hỏi như "Anh/Chị
có rảnh để nói chuyện một chút không?" hay
"Bạn có thể cho tôi 10 phút để nói chuyện,
được không?". Nếu họ bận, bạn nên hẹn một
thời điểm khác thuận tiện cho họ.
4. Những yếu tố ngoại lai
Nhạc, tiếng ồn, ánh sáng quá chói, tranh
ảnh gây mất tập trung, người ra vào thường
xuyên… là những lý do có thể gây cản trở
việc giao tiếp tốt. Hãy loại bỏ những yếu
tố cản trở này để giúp cuộc nói chuyện
thoải mái và tập trung hơn, đặc biệt khi
bạn cần nói chuyện để giải quyết những vấn
đề quan trọng. Hãy nhớ rằng, 10 phút tập
trung vào câu chuyện sẽ giúp bạn giải
quyết được vấn đề hơn là 30 phút nhưng bị
gián đoạn bởi những yếu tố xung quanh.
5. Nguyên tắc 3S:
- Say what you mean – nói điều bạn nghĩ,
sử dụng ngôn từ, câu chữ đơn giản, rõ ràng,
dễ hiểu. Sử dụng trong giới hạn cho phép
ngôn ngữ cơ thể nếu cần thiết.
- Say what you want – nói điều bạn muốn,
đưa ra yêu cầu/ý kiến/mong muốn của mình
một cách rõ ràng và trực tiếp
- Say what you feel – nói điều bạn đang
thật sự mong muốn và suy nghĩ.
6. Nói ít hiểu nhiều
Nói chậm rãi và dùng những câu nói thông
dụng để diễn đạt ý của mình. Để cuộc nói
chuyện đi đến kết quả như mong muốn, người
nói cần đặt mình vào tâm trạng và hoàn
cảnh của người nghe để hiểu họ hơn. Lắng
nghe giúp bạn hiểu được những điều họ nói
và cả những điều họ không nói ra.
7. Tập trung
Tập trung trong quá trình giao tiếp, hướng
người về phía trước thể hiện bạn đang lắng
nghe họ. Không nên ngắt lời, đưa ra nhận
xét hay bình phẩm khi người đối diện đang
nói.
8. Nghỉ
Khi người nói vừa dứt lời, đừng nên đáp
lại ngay. Dừng lại một lúc trước khi nói
để có thời gian suy nghĩ về những gì vừa
nghe được.
9. Đặt câu hỏi
Bạn không nên nghĩ rằng mình hiểu hết
những gì mới nghe thấy. Nếu có bất kỳ khúc
mắc nào, đừng ngại hỏi lại "Có phải ý bạn
là…?". Nếu không chắc những gì mình đã
nghe hãy lập lại những lời đó để xác nhận
với người nói, ví dụ "Bạn đã nói… Như vậy
có đúng không?". Những câu hỏi này sẽ giúp
bạn tránh hiểu nhầm và cũng thể hiện sự
quan tâm, lắng nghe của bản thân tới người
nói.
10. Dành thời gian để người nghe tiếp
nhận thông tin
Ai cũng cần thời gian để tiếp nhận những
thông tin mới, đặc biệt là những thông tin
hay ý kiến yêu cầu họ thay đổi thói quen
hay quan điểm của mình. Theo tự nhiên, ai
cũng nói "không" trước sự thay đổi hay ý
kiến mới. Chính vì vậy, hãy dành cho người
nghe khoảng 72 giờ để tiếp nhận và suy
nghĩ về những thông tin này.
Vì bản chất con người là không thích thay
đổi nên khi mở lời về những ý tưởng mới,
bạn nên chọn cách tiếp cận như sau: "Tôi
đang nghĩ không biết mình có thể thực hiện/giải
quyết vấn đề này theo hướng này được không?
Anh thấy sao?" Khi bạn không áp đặt chủ
kiến của mình thì người nghe sẽ thấy cởi
mở và thoải mái hơn khi lắng nghe bạn.
Cuối cùng, để giao tiếp tốt, cơ bản là bạn
phải đặt trọng tâm vào người mà bạn đang
nói chuyện và tập trung vào câu chuyện.
Hãy cởi mở, thân thiện và lịch sự để cuộc
gặp gỡ không chỉ giúp bạn giải quyết vấn
đề nào đó mà còn mang lại cho bạn những
mối quan hệ tốt đẹp trong công việc lẫn
trong cuộc sống.
|
