Bạn muốn chia sẻ các trình chiếu do chính bạn tạo ra với tất cả mọi người? Đặt nó trên một website để chia sẻ là sáng kiến hay nhất. Đặc biệt trong thời kỳ Internet hóa như ngày nay, mọi người đều muốn xem mọi thứ từ máy tính của họ.

Có 5 cách khác nhau để đặt file trình chiếu PowerPoint lên website. Mỗi cách sau đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, bạn có thể dựa vào đó để lựa chọn cách tốt nhất mà mình sẽ sử dụng.

1, Upload và đưa link file trực tiếp

Bạn hoàn toàn có thể upload file PowerPoint muốn chia sẻ lên một website chia sẻ miễn phí nào đó và “quảng bá” link file đã upload. Mọi người chỉ cần kích vào link và download file về máy tính của họ để xem bất cứ khi nào họ thích.

Nhược điểm:
- Người xem phải download file trình chiếu về trước khi xem.
- Người xem phải có cài đặt một ứng dụng PowerPoint hoặc chương trình xem PowerPoint mới có thể xem được file trình chiếu của bạn.
- File trình chiếu có thể có kích thước khá lớn, việc upload và download sẽ mất khá nhiều thời gian.

Ưu điểm:
- Bạn chỉ có một việc cần làm là upload file đó lên mạng và chuyển link đó cho mọi người
- Chia sẻ được trình chiếu với toàn bộ hiệu ứng mà bạn đã sáng tạo.

2, Chia sẻ trình chiếu trên trang Slideshare.net

http://www.slideshare.net/ là một website chia sẻ trình chiếu thông dụng. Bạn có thể upload các file trình chiếu dưới định dạng PPT, PPS hoặc POT lên SlideShare và nó sẽ chuyển đổi sang dạng media chia sẻ.

Nhược điểm:
Tất cả mọi hiệu ứng, các file multimedia trong trình chiếu sẽ bị mất.

Ưu điểm:
Mọi người có thể xem trình chiếu của bạn trên bất kỳ máy tính nào.

3, Chia sẻ dưới dạng một trang web HTML

PowerPoint cho phép bạn lưu trình chiếu dưới dạng file HTML (định dạng trang web) bằng cahcs vào nút Office -> Save As -> Other Formats và chọn Web Page trong phần hộp thoại Save as type xổ xuống.

Nhược điểm:
- Một một slide lưu trên một ảnh riêng biệt, vì vậy bạn phải upload toàn bộ thư mục chứa các file lên máy chủ.
- Nó có thể sẽ không hiển thị đúng cách nếu người xem không sử dụng IE

OpenOffice Impress - nằm trong gói phần mềm nguồn mở miễn phí OpenOffice - sẽ có ích hơn trong trường hợp này. Nó hỗ trợ tạo ta một trình chiếu PPT từ đầu hoặc bạn có thể chuyển đổi một file PowerPoint có sẵn sang một định dạng HTML hỗn hợp, cho phép xem trên một số trình duyệt phổ biến.

4, Chuyển trình chiếu sang dạng Flash

Thực tế OpenOffice cho phép export file trình chiếu của bạn sang định dạng Flash SWF nhưng các hoạt ảnh sẽ bị mất.

Wondershare PPT2Flash là một công cụ add-in của PowerPoint, cho phép bạn chuyển đổi trình chiếu của mình sang dạng Flash chỉ với một click.
 

3 bước để chuyển trình chiếu sang định dạng Flash:

Download và cài đặt PPT2Flash -> Import file PowerPoint vào -> kích vào Publish để chuyển đổi.

Ưu điểm:
- Giảm bớt 90% dung lượng của file sau khi chuyển đổi.
- Flash có thể chạy đúng cách trên mọi máy tính.
- Việc chuyển đổi này sẽ giữ lại toàn bộ các hoạt ảnh, siêu liên kết, file multimedia trong trình chiếu gốc.
- File Flash là file khó chỉnh sửa.

5, Ghi lại file với Camtasia Studio

Download và cài đặt Comtasia trên máy tính, sau đó thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lưu file PPT thành file PPS

Bước 2: Thiết lập Camtasia studio để ghi lại toàn bộ màn hình

Bước 3: Cho chạy file trình chiếu PPS và nhấn phím F9 để bắt đầu quá trình ghi lại màn hình

Bước 4: Khi trình chiếu chạy đến slide trắng, nhấn phím F10 để dừng quá trình ghi màn hình. Bạn sẽ được nhắc nhở lưu lại file đã ghi, hãy chọn một thư mục và nhập vào tên cần lưu.

Bước 5: Lưu file đã ghi màn hình dưới dạng file SWF.

Nhược điểm:
Việc này sẽ khiến bạn tiêu tốn không ít thời gian nếu file trình chiếu của bạn có quá nhiều slide.

Cách tốt nhất để chia sẻ trình chiếu trên web

Nếu bạn muốn chọn phương thức tốt nhất, đơn giản nhất và hiệu quả nhất để chia sẻ trình chiếu của mình trên web là chuyển đổi nó sang dạng Flash (cách 4). Với cách này, bạn vừa tiết kiệm được thời gian, công sức và không phải lo lắng về vấn đề mọi người có phải cài đặt thêm chương trình mới xem được file của mình hay không.

====Đọc thêm:

Trong Powerpoint nếu muốn làm sinh động hơn cho bài thuyết trình của mình, bạn có thể chèn thêm các hiệu ứng âm thanh, hình ảnh, videoclip vào trong Powerpoint bằng cách vào menu Insert > Movie And Sounds.

Tuy nhiên phương pháp này cũng có nhược điểm là các định dạng trên bạn không thể điều khiển chúng được mà chỉ có thể để chúng tua đi một cách tuần tự. Để khắc phục điểm này và có thể điều khiển chúng dễ dàng để tua đi những điểm quan trọng tại các định dạng trên, bạn có thể sử dụng các phương pháp sau đây.
 

Hãy chọn Windwos Media trong hộp thoại này.

1. Sử dụng thủ thuật
Để nhúng trình điều khiển Windows Media (WM) vào trong Powerpoint. Bạn hãy vào menu View > Toolbars > Control Toolbox. Tại thanh công cụ vừa xuất hiện, hãy bấm vào nút More Controls rồi chọn lệnh Windows Media trong thanh menu vừa xổ ra. Tiếp theo hãy dùng chuột tạo một trình chơi WM theo đúng kích thước mà bạn muốn nó sẽ được xuất hiện tại silde show, nếu là chỉ chơi các files âm thanh bạn chỉ cần dùng chuột để tạo các nút bấm và thanh trượt di chuyển để tiết kiệm không gian trong silde, nếu dùng để trình chiếu video thì bạn nên tạo cả khung hiển thị trình chiếu với kích thước bạn mong muốn.

Tại khung WM vừa tạo, bạn hãy nhấn phải chuột vào nó và chọn Properties. Tại thanh công cụ vừa xuất hiện hãy bấm vào tuỳ mục Custom và bấm vào nút ba chấm (…) ở bên cạnh. Tiếp theo nhập đường dẫn chứa files video, âm thanh… cần được trình diễn vào tại tuỳ mục File name or URL (chấp nhận cả đường liên kết chứa files video, âm thanh… đang tồn tại trên mạng) vào. Tại đây bạn cũng có thể thực hiện các thao tác tinh chỉnh chất lượng âm thanh phát nếu cần thiết. Xong bấm vào nút OK để xác nhận các thao tác vừa thực hiện.

2. Sử dụng phần mềm
Bạn cần download miễn phí add-ins này về từ địa chỉ này Download Here, tương thích tốt với các phiên bản PowerPoint 2000 trở lên. Sau khi download về bạn hãy giải nén vào thư mục dễ nhớ trên máy để lấy file giải nén (ví dụ: C:\WMP). Vào trong PowerPoint rồi chỉnh lại Macro ở mức trung bình bằng cách vào Tools >Macro > security. Sau đó chọn Medium rồi nhấn OK. Trên menu Tools> add ins> Add New, chọn đường dẫn của file Wmp.ppa tại thư mục đã giải nén ở bước trên. Nhấn Ok rồi nhấn I AGREE để chấp nhận sử dụng Add Ins này. Sau lần khởi động PowerPoint đầu tiên, sẽ có một hộp thoại hiển thị và bạn nên chọn vào Enable macros. Để sử dụng Add Ins này, bạn khởi động PowerPoint rồi vào menu Insert >movies and Sounds. Bạn sẽ thấy có thêm một menu là Movie Using Windows Media Player ... hãy click chọn vào tuỳ chọn này để chèm thêm File (audio hay video) sẽ được điều khiển bằng WMP và có đầy đủ các menu như khi bạn play file trên WMP. Sau khi chọn file xong, sẽ có ba lựa chọn cho bạn :

- Check this box if you want to your movie to start playing automatically: tự động phát files multimedia ngay sau khi mở silde.

- Check this box if you would like the movie to play full screen: trình diễn files multimedia ở dạng toàn màn hình

- Check this box to copy your movie file the same folder as the presentation: tạo thêm các files multimedia ngay tạo thư mục chứa tập tin powerpoint. Chọn xong hãy bấm vào tuỳ chọn finish để xác nhận.
 

Tinh chỉnh các thông xuất trước khi xuất bài thuyết trình.

===

"Chiếu phim" trong PowerPoint

Trong việc dàn dựng bài thuyết trình bằng PowerPoint, có khi bạn thấy cần "chiếu phim" để minh họa phần nội dung nào đó. Muốn vậy, trước hết bạn cần có tập tin phim (video file), được tạo ra bởi máy quay phim chẳng hạn. Tên của tập tin phim thường có "đuôi" là AVI hoặc MPG hoặc WMV.

Trong việc dàn dựng bài thuyết trình bằng PowerPoint, có khi bạn thấy cần "chiếu phim" để minh họa phần nội dung nào đó. Muốn vậy, trước hết bạn cần có tập tin phim (video file), được tạo ra bởi máy quay phim chẳng hạn. Tên của tập tin phim thường có "đuôi" là AVI hoặc MPG hoặc WMV.

Giả sử trước mắt bạn là khung hình (slide) trống trơn trong cửa sổ PowerPoint 2003 (PP). Để đưa phim vào, bạn bấm Insert trên thanh trình đơn, trỏ vào vào mục Movies and Sounds, rồi bấm chọn Movie from File. Trên hộp thoại Insert Movie, bạn tìm chọn tập tin phim cần thiết và bấm OK. Trong khung hình của PP, bạn thấy ngay khung hình của đoạn phim được chọn (chứa hình đầu tiên). Ta có thể gọi đó là "khung phim" để phân biệt với khung hình của PP.

PP nhanh nhẹn đưa ra câu hỏi, yêu cầu bạn chọn Automatically (tự động chiếu phim lúc thuyết trình) hoặc When Clicked (chỉ chiếu phim khi bạn bấm vào khung phim lúc thuyết trình). Bạn nên chọn When Clicked để chủ động trong việc chiếu phim: chỉ chiếu phim khi bạn nói xong lời giới thiệu.

Để xem thử, bạn gõ phím F5. Tuy nhiên, khung phim sẽ không "nhúc nhích" chi cả cho đến khi bạn bấm vào nó. Khi đang chiếu phim, nếu cần dừng hình để giải thích chi tiết nào đó, bạn cũng bấm vào khung phim. Muốn phim "chạy" tiếp, bạn bấm vào khung phim lần nữa. Bạn gõ phím Esc để trở lại với cửa sổ PP.

Cách điều khiển phim như vậy tuy đơn giản nhưng... hơi kỳ kỳ vì cứ phải "thò tay" vào khung phim lúc mọi người đang chăm chú theo dõi. Để tỏ vẻ "chuyên nghiệp", bạn nên tạo một nút bấm nhỏ dùng cho việc dừng hình và chạy hình.

Cụ thể, bạn chọn Slide Show trên thanh trình đơn, trỏ vào mục Action Buttons, chọn nút bấm Movie trong bảng vừa hiện ra (thực ra, bạn chọn nút bấm khác cũng được), rồi bấm vào đâu đó trong khung hình của PP để xác định vị trí nút bấm (dĩ nhiên, bạn nên bấm ở ngoài khung phim). Sau thao tác như vậy, PP đưa ra hộp thoại Action Settings. Bạn cứ bấm OK trên hộp thoại đó để dẹp nó đi. Nếu nút bấm có kích thước hơi lớn, bạn trỏ vào góc của nó (sao cho con trỏ chuột có dạng "mũi tên hai đầu") rồi "ép" nút bấm cho nhỏ lại.

Việc thiết lập mối liên hệ giữa khung phim và nút bấm cần vài thao tác nữa. Bạn bấm-phải vào khung phim, chọn Custom Animation. Trong "cửa hông" Custom Animation, bạn bấm vào tên tập tin phim, bấm nút "xổ xuống" gần đó, chọn Timing. Trên hộp thoại Pause Movie vừa hiện ra, bạn chọn Start effect on click of, bấm vào ô gần đó (bên phải), chọn Action Button: Movie và bấm OK. (Nếu không thấy dòng chữ Start effect on click of, bạn bấm nút Triggers để dòng chữ đó hiện ra).

Vậy là ngon lành rồi đó! Bạn gõ phím F5, kiểm tra hiệu lực của nút bấm xem sao nha.

Bạn nhớ: khi sao chép tập tin PPT (chứa bài thuyết trình của bạn) qua máy khác, phải luôn mang theo tập tin phim, đặt trong cùng thư mục.